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对综合档案馆推进档案征集工作的一些思考_赵春丽

对综合档案馆推进档案征集工作的一些思考_赵春丽

兰台世界2012·9月中旬

辽宁省档案局(馆)赵春丽

档案征集应以科学的档案资源建设策略为基础,

力求在全面性、系统性、地方性、稀缺性上下功夫,数量服从质量,重点做好系统征集与精品征集,征集与监管相结合,树立大征集理念。

档案征集综合档案馆依法征集

摘要关键词档案资源建设关系到档案事业的固本强基和可持续发展。近年

来,各级国家综合档案馆以建设两个体系为重要抓手,积极推进档案资源体系建设,档案征集工作从内容到形式都有较大突破。但目前各级档案馆馆藏内容单一、结构失衡的现状并未得到明显改善,大量有利用价值的档案散存于社会、游离于档案部门的保护与监管之外的问题也未能得到有效解决。如何做好档案征集工作,促进档案资源体系建设健康发展,笔者认为有必要对此进行理性思考。

一、档案征集实践中取得的成绩

《中华人民共和国档案法》第二章第八条规定:“中央和县级以上地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构,负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”,这就把档案馆必须做好档案征集工作提到了法的高度。随着档案征集工作方针政策的确立,近年来,我国各级综合档案馆档案征集活动日趋活跃,并取得了显著的成就。这些成就主要表现在以下几个方面。

1.在实践中已初步探索出档案征集工作方法。(1)注重依法征集。档案部门通过制定档案征集法规、下发档案征集通知,规范了档案征集工作,做到有规可循、有法可依,为开展档案征集工作提供了坚实的法律保障。(2)注重舆论宣传。档案部门通过主流媒体公开向社会各界征集档案资料,引起广泛关注,明晰了档案分布状况,为开展档案征集工作打下了良好的社会基础。(3)注重拓宽思路。档案部门通过开展海外档案、

名人档案、口述档案、志书、家谱等征集活动,拓展了征集领域,丰富了征集成果。(4)注重征研结合。档案部门通过将征集的档案资料用于编研、

展览,使征集与编研有机结合起来,扩大了对外影响,弘扬了地域文化。

2.档案数量增加,内容丰富。通过开展各种形式的档案征集活动,各综合档案馆档案数量增加,内容也更为丰富。以辽宁省档案馆为例,近年来,共征集到涉及重大活动、重大历史事件的档案8000余件,涉及民生的档案3000余件,名人档案5000余件,音频档案3万分钟,照片档案40000余张,张学良书信档案数百封,综合志、专业志近千册,家谱近百套,增加了馆藏数量,丰富了馆藏内容。

3.档案门类增多,结构改善。以往各地综合档案馆接收进馆和提供利用的主体档案是面广量大的文书档案,结构比较单一。通过开展海外档案、名人档案、口述档案、志书及家谱等各种形式的档案征集活动,大量的信函、证书、家谱、方志、照片、音频档案被接收进馆,增加了综合档案馆的馆藏门类,改善了馆藏结构。

二、档案征集实践中存在的问题

尽管档案征集工作取得了一定的成绩,但也存在着不少问题,这些问题正严重制约着档案资源建设,使档案征集工作举步维艰。

1.缺少规划,创新不足。目前各级档案部门的征集工作,多为被动征集,临时开展,带有明显的随意性,缺少长远而系统的规划。而

且随着征集工作的不断深入,征集方式与渠道的不断改进,征集工作已达到发展的瓶颈区,创新难,难创新,成为各级档案部门面临的

普遍问题。

2.数量有余,珍品不足。在征集人员的不断努力下,大量档案资料被收集进馆,丰富了馆藏,优化了资源结构。但通观近几年的征集成果,我们不难发现这样的问题:资料多,档案少;复制件多,原件

少;普通档案多,珍贵档案少。

3.宣传有余,务实不足。近几年各级档案部门通过电视、广播、报纸、网络等媒体纷纷向社会发出征集档案的号召,社会各界对档案的征集工作已经有了一定程度的认识,但是雷声大、雨点小,宣传

有余;务实不足,仍然是档案征集工作中不可回避的现实问题。

三、国家综合档案馆如何推进档案征集工作档案征集工作首先应有明确的目标、准确的定位。这是推进和完善档案征集工作的基础和必要前提。

档案征集应以科学的档案资源建设策略为基础,力求在全面性、系统性、地方性、稀缺性上下功夫,数量服从质量,重点做好系统征集与精品征集,征集与监管相结

合,树立大征集理念。

1.要注重全面性,力图丰富馆藏内容。目前,各级综合档案馆的馆藏主要为党政机关、群团组织、事业单位档案,而且以红头文件和会议材料为主,大量的各行各业、各种类型的有关普通老百姓的历史记录却无法完整地保存于档案资料中,这显然与档案馆的社会服务功能不相符合,而且也使得档案馆职能的发挥与拓展受到制约,

因此在档案征集工作中应特别注重对与百姓生活息息相关的民生档案的征集,使馆藏内容趋于完整和丰满。2.要注重系统性,力图弥补系统缺失。真实性、完整性、可靠性是衡量档案质量的三大标准,注重系统征集也就成为档案征集工作的重点。

档案征集的系统性包含两层意思:第一,如果所要征集的档案正是某一系统中所散失的部分材料,它的征集将很好地完善这一档案保管系统,那么这样的档案被认为具有更高的征集价值;第二,如果所要征集的档案自身就是一个完整的系统,能够全面地反映历

史原貌,对它的征集也就更有意义。

3.要注重地方性,力图彰显地域特色。档案馆作为科学文化机构,是保存地域文化的神圣殿堂,档案的征集工作同样也应与地域文化结合起来,力图彰显地域特色。将与本地区城市变迁、风土人情及重大活动有关的档案征集进馆,将档案馆建成全面、系统收藏及陈列地方文化资源的重要窗口,既可以为编研工作积累丰富的素

材,

又可以使档案工作更好地融入到社会生活的各个领域。4.要注重稀缺性,力图征集旷世珍品。国家各级档案馆都应有几件镇馆之宝,即所谓的珍贵档案,它们的存在将提升档案馆的地位,扩大档案馆的社会影响力,成为档案部门的

“金字招牌”。但是目9

DOI:10.16565/http://www.wenkuxiazai.comki.1006-7744.2012.26.027

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